Comment choisir son logiciel de gestion aide à domicile en 2026 : le guide complet

Pourquoi 2026 est un tournant pour s'équiper

Le choix d'un logiciel de gestion pour agence d'aide à domicile n'a jamais été aussi stratégique. Trois tendances de fond convergent en 2026 et rendent ce choix à la fois urgent et complexe.

D'abord, la réforme des Services Autonomie à Domicile (SAD) poursuit sa mise en œuvre. La fusion des SAAD et des SSIAD impose de nouveaux référentiels, de nouvelles obligations de reporting et une coordination renforcée entre acteurs. Votre logiciel doit pouvoir suivre. Si vous êtes encore sur un outil qui n'a pas intégré ces évolutions, vous accumulez de la dette organisationnelle.

Ensuite, le Ségur du numérique en santé avance. Le Dossier Usager Informatisé (DUI) et les exigences d'interopérabilité (référentiels CI-SIS) concernent désormais les structures d'aide à domicile. Les éditeurs qui n'ont pas entamé leur mise en conformité accumulent du retard. C'est un critère de choix à ne pas négliger — consultez notre guide dédié aux logiciels conformes au Ségur.

Enfin, le marché des logiciels lui-même évolue. De nouvelles solutions en mode SaaS apparaissent, avec des modèles tarifaires plus lisibles et des interfaces modernes. Les éditeurs historiques se retrouvent face à une concurrence qu'ils n'avaient pas anticipée. Pour vous, c'est une bonne nouvelle : vous avez plus de choix, et les rapports de force ont changé.

Bon à savoir : selon la Fédération des Services aux Particuliers (FESP), près de 40 % des structures de services à la personne envisagent de changer de logiciel dans les 24 prochains mois. Vous n'êtes pas seul à vous poser la question.

Les signaux qu'il est temps de changer de logiciel

Quand vous lancez votre agence ou que vous gérez une petite équipe de 5 à 10 intervenants, un tableur amélioré ou une solution légère fait le travail. Le basculement ne se fait pas du jour au lendemain. Il se manifeste par des frictions quotidiennes que vous finissez par considérer comme normales — alors qu'elles ne le sont pas.

Vous passez plus de temps à contourner l'outil qu'à l'utiliser

Votre logiciel gère le planning, mais pas les remplacements. Alors vous maintenez un tableau Excel à côté pour savoir qui est disponible. Votre logiciel fait la facturation client, mais pas la facturation aux financeurs (APA, caisses de retraite). Alors vous bricolez un second fichier. Chaque contournement vous coûte du temps — et génère des erreurs.

Les absences de dernière minute deviennent ingérables

Avec 5 intervenants, vous connaissez tout le monde par cœur. Quand Marie est malade, vous savez que Sophie peut la remplacer chez Madame Dupont. Avec 25 intervenants et 80 clients, cette gymnastique mentale ne tient plus. Vous avez besoin d'un outil qui vous suggère les remplaçants disponibles et qualifiés, en tenant compte des contraintes réglementaires (amplitude, repos, qualifications).

Le Conseil Départemental vous demande la télégestion

Si votre agence est autorisée par le Conseil Départemental, la télégestion est une obligation. Votre outil actuel ne le fait probablement pas — ce qui vous oblige à ajouter un second logiciel dédié, avec la saisie en double que cela implique.

Les familles appellent pour savoir si l'intervenant est bien passé

Ces appels mobilisent votre équipe au bureau pour des informations que les familles pourraient consulter elles-mêmes — si vous disposiez d'un portail famille. Chaque appel évité, c'est du temps gagné pour la coordination. C'est aussi un argument commercial : les familles qui comparent les agences sont sensibles à ce type de service.

Vous gérez des financements multiples sans outil adapté

Votre agence accompagne des bénéficiaires de l'APA, de la PCH, de caisses de retraite. Chaque financeur a ses propres règles, ses propres taux de prise en charge, ses propres échéances. Ventiler manuellement les montants entre le reste à charge du client et la part de chaque financeur, c'est un travail fastidieux et source d'erreurs. Un outil léger n'a tout simplement pas été conçu pour ça.

À retenir : le seuil se situe généralement autour de 15 à 20 intervenants. En dessous, un outil simple peut suffire. Au-delà, les besoins en planification, en suivi réglementaire et en gestion des financeurs rendent nécessaire un logiciel conçu spécifiquement pour l'aide à domicile. Selon une enquête de la FESP, les deux tiers des agences de plus de 20 salariés utilisent au moins deux logiciels distincts pour couvrir l'ensemble de leurs processus.

Les 8 critères fonctionnels indispensables

Un logiciel d'aide à domicile ne se résume pas à un planning en ligne. Votre métier couvre des dizaines de processus interconnectés, depuis la prise en charge du client jusqu'à la facturation des financeurs. Voici les huit domaines fonctionnels à évaluer systématiquement.

1. La gestion des clients et des évaluations

Le dossier client est le cœur de votre activité. Votre logiciel doit vous permettre de centraliser toutes les informations : identité, contacts, évaluation de l'autonomie (grille AGGIR avec les 17 variables), plan d'aide, prises en charge par les financeurs (APA, PCH, caisses de retraite, mutuelles).

Vérifiez que le logiciel gère le cycle de vie complet : de la demande initiale à la clôture du dossier, en passant par les réévaluations périodiques. Un bon outil doit aussi produire automatiquement le DIPC (Document Individuel de Prise en Charge), obligatoire pour chaque bénéficiaire.

2. Le planning et les récurrences

C'est souvent le premier critère cité par les responsables d'agence. Et pour cause : avec 50 intervenants et 200 clients, vous gérez facilement 500 à 800 interventions par semaine. Le planning doit gérer les récurrences (la majorité de vos interventions sont récurrentes), les modifications en cascade, les remplacements et les annulations.

Les fonctionnalités discriminantes :

• Vues multiples : jour, semaine, mois — chacune avec un niveau de détail adapté.
• Détection automatique des conflits : chevauchements, dépassement d'amplitude, non-respect du repos quotidien.
• Suggestion de remplaçants : quand un intervenant est absent, le logiciel doit proposer des candidats disponibles et qualifiés.
• Création rapide : pouvoir planifier une intervention en quelques clics, directement depuis le calendrier.

3. La gestion RH

Vos intervenants sont la colonne vertébrale de votre agence. Le logiciel doit gérer leurs dossiers complets : identité, qualifications (DEAES, ADVF, DEAS), disponibilités, contrats, compteurs d'heures. La convention collective BAD impose des règles strictes (modulation annuelle à 1 607 heures, amplitude maximale de 12 heures, repos quotidien de 11 heures) que votre outil doit connaître et contrôler.

4. La télégestion

Pour les services autorisés par le Conseil Départemental, la télégestion est obligatoire. Elle permet de tracer les interventions en temps réel : heure d'arrivée, heure de départ, tâches réalisées. Le logiciel doit proposer plusieurs modes de pointage (application mobile, QR code, NFC, appel téléphonique) pour s'adapter aux situations de terrain, y compris en zone blanche.

5. La facturation multi-financeurs

C'est le point le plus complexe. Une même intervention peut impliquer plusieurs financeurs : le client (reste à charge), l'APA (Conseil Départemental), une caisse de retraite, une mutuelle. Votre logiciel doit ventiler automatiquement les montants, gérer les taux de prise en charge, produire les factures par financeur et suivre les encaissements.

Si votre agence est en mode mandataire ou mixte, vérifiez aussi la gestion du CESU (papier et préfinancé) et de l'avance immédiate de crédit d'impôt via l'URSSAF.

6. L'application mobile pour les intervenants

Vos intervenants sont sur le terrain, pas devant un ordinateur. Ils ont besoin de consulter leur planning, de pointer leurs interventions et de remonter des informations (compte-rendu, signalement) depuis leur téléphone. L'application mobile n'est plus une option : c'est un outil de travail quotidien.

Attention : certains éditeurs facturent l'application mobile en supplément. Vérifiez qu'elle est incluse dans le forfait.

7. Le portail famille et la communication

Les familles des bénéficiaires veulent de la transparence. Un portail famille en ligne leur permet de consulter le planning, de voir les interventions réalisées et de communiquer avec l'agence. C'est aussi un outil de différenciation commerciale pour votre agence : une famille rassurée, c'est un bouche-à-oreille positif.

8. Le reporting et le pilotage

Votre Conseil Départemental vous demande des indicateurs. Votre direction veut un tableau de bord. Votre comptable veut des exports propres. Le logiciel doit produire des rapports métier (indicateurs CPOM, heures réalisées vs planifiées, taux d'occupation) et permettre l'export des données dans des formats exploitables (CSV, Excel, PDF).

À retenir : ne vous contentez pas d'une liste de fonctionnalités. Demandez à voir chaque fonctionnalité en démonstration, avec vos propres cas d'usage. Un logiciel qui « fait tout sur le papier » mais dont l'ergonomie est un calvaire ne vous fera pas gagner de temps.

Les pièges tarifaires à connaître avant de signer

Le prix affiché d'un logiciel de gestion SAAD est rarement le prix réel. Voici les postes de coût qui alourdissent la facture — souvent découverts après la signature.

Le modèle « par utilisateur » qui explose

Beaucoup d'éditeurs facturent au nombre d'utilisateurs connectés. À 50 ou 90 euros par utilisateur et par mois, la facture monte vite. Vous avez 5 personnes au bureau ? C'est 250 à 450 euros par mois rien que pour le logiciel. Et si vous ajoutez un planificateur, le compteur tourne.

Avec ce modèle, vous finissez par restreindre les accès pour maîtriser le budget. Le responsable de secteur n'a pas de compte, le RH consulte le planning par-dessus l'épaule de la planificatrice. C'est absurde, mais courant.

Les modules « indispensables » en option

Le logiciel de base fait le planning. Mais la télégestion, c'est un module en plus. La facturation financeurs aussi. L'application mobile intervenant ? En option. Le portail famille ? Supplément. Au final, le « prix de base » ne couvre que 40 % de vos besoins réels, et la facture mensuelle atteint le double de ce qui était annoncé.

Les frais de mise en service

Paramétrage initial : 1 000 à 5 000 euros. Formation : 800 à 950 euros par jour, comptez 3 à 4 jours minimum. Migration de vos données existantes : 500 à 2 000 euros. Total de la première année ? Facilement 3 000 à 20 000 euros au-delà du simple abonnement.

L'engagement longue durée

Certains éditeurs imposent des engagements de 24 ou 36 mois. Pendant cette période, si le logiciel ne vous convient pas, si le support se dégrade, si l'éditeur est racheté et change de stratégie… vous êtes pieds et poings liés.

L'export de données payant

Le piège le plus vicieux. Vous décidez de partir, et l'éditeur vous annonce que l'export de vos données est facturé. Des cas à 8 000 euros pour récupérer ses propres données ont été signalés dans le secteur. Avant de signer, vérifiez noir sur blanc que l'export est gratuit et dans un format exploitable.

Les augmentations non plafonnées

Votre contrat prévoit-il un plafond d'augmentation annuelle ? Sans clause explicite, rien n'empêche l'éditeur d'augmenter de 5 à 10 % par an. En trois ans, votre facture mensuelle peut avoir pris 17 % — bien au-delà de l'inflation.

Bon à savoir : demandez systématiquement le coût total sur 3 ans (abonnement + mise en service + formation + modules), pas seulement le prix mensuel. C'est la seule façon de comparer les offres honnêtement.

Grille d'évaluation : les bonnes questions à poser

Avant de choisir votre logiciel d'aide à domicile, posez ces questions à chaque éditeur. Les réponses vous permettront de départager les candidats bien plus efficacement qu'une plaquette commerciale.

Sur le périmètre fonctionnel

• Le logiciel couvre-t-il l'ensemble du cycle : dossier client, évaluation, planning, télégestion, facturation, RH, reporting ?
• Les fonctionnalités sont-elles toutes incluses ou faut-il acheter des modules séparément ?
• L'application mobile intervenant est-elle incluse ? Fonctionne-t-elle hors connexion ?
• Le portail famille est-il inclus ?
• Le logiciel gère-t-il le mode mandataire en plus du mode prestataire ?

Sur la tarification

• Quel est le coût total la première année (abonnement + mise en service + formation + migration) ?
• Le prix est-il par utilisateur, par intervenant, par agence, ou forfaitaire ?
• Les augmentations annuelles sont-elles plafonnées contractuellement ?
• Quelle est la durée d'engagement minimale ?
• L'export des données est-il gratuit en cas de départ ?

Sur la conformité et la sécurité

• Les données sont-elles hébergées en France, chez un hébergeur certifié HDS (Hébergeur de Données de Santé) ?
• Le logiciel est-il conforme au RGPD ? Un DPO est-il désigné ?
• La piste d'audit est-elle activée (qui a modifié quoi, quand) ?
• Le logiciel prépare-t-il les exigences du Ségur du numérique (DUI, interopérabilité) ?

Sur l'accompagnement

• La formation est-elle incluse ou facturée séparément ?
• Quel est le délai de réponse du support (engagé contractuellement, pas juste annoncé) ?
• La migration de vos données existantes est-elle accompagnée ?
• Existe-t-il une base de connaissances, des tutoriels vidéo, une aide en ligne ?

Sur l'évolution

• À quelle fréquence le logiciel est-il mis à jour ?
• Les mises à jour sont-elles incluses ou facturées ?
• Le logiciel propose-t-il une API pour se connecter à vos outils existants (paie, comptabilité) ?
• Quel est le plan de développement à 12-24 mois ? Est-il public ?

Panorama des solutions du marché en 2026

Le marché du logiciel de gestion pour SAAD en France se structure autour de trois catégories d'acteurs.

Les éditeurs historiques

Ce sont les solutions installées depuis 10, 15 ou 20 ans dans le secteur. Elles bénéficient d'une large base installée et d'une connaissance approfondie des métiers. Leur couverture fonctionnelle est souvent très étendue.

En revanche, plusieurs limites reviennent régulièrement dans les retours terrain :

• Interfaces vieillissantes : conçues il y a 10-15 ans, elles n'ont pas été repensées en profondeur. La prise en main est laborieuse, la formation initiale est longue (et coûteuse).
• Modèle licence : certaines fonctionnent encore en licence installée sur poste, avec une migration vers le SaaS en cours mais pas toujours aboutie.
• Prix opaques : la majorité fonctionne « sur devis ». Impossible de connaître le coût sans passer par un commercial.
• Engagement long : des contrats de 24 à 36 mois sont fréquents.

On retrouve dans cette catégorie des éditeurs tels que les suites de gestion complètes proposées par des groupes spécialisés dans le médico-social, qui combinent planification, télégestion, facturation et paie. Leur force réside dans l'exhaustivité fonctionnelle ; leur faiblesse, dans le coût total et la rigidité.

Les solutions intégrées généralistes

Certaines plateformes SaaS couvrent les services à la personne au sens large (ménage, garde d'enfants, jardinage) mais ne sont pas spécialisées dans l'aide aux personnes en perte d'autonomie. Elles peuvent convenir pour une activité simple, mais manquent de profondeur métier dès que vous gérez des plans APA, des évaluations AGGIR ou de la télégestion.

Les nouveaux entrants SaaS

Depuis 2-3 ans, de nouvelles solutions apparaissent avec une approche différente : SaaS natif, interfaces modernes, prix transparents, onboarding autonome. Elles ciblent souvent les agences petites et moyennes qui veulent s'équiper sans passer par un long processus commercial.

Leur principal défi : la maturité fonctionnelle. Certaines couvrent bien le planning mais pas encore la facturation. D'autres proposent la télégestion mais pas l'évaluation AGGIR. Posez les bonnes questions sur ce qui est disponible aujourd'hui et ce qui est prévu.

Tableau comparatif des modèles tarifaires

Pour une agence de 80 intervenants avec 5 utilisateurs au bureau :

Type de solution	Modèle tarifaire	Coût annuel estimé	Tout inclus ?
Éditeur historique (licence)	Licence + maintenance + formation	12 000 - 20 000 € (1re année) 2 500 - 5 000 € (années suivantes)	Rarement
Éditeur historique (SaaS)	Par utilisateur/mois + modules	6 000 - 18 000 €	Rarement
Solution intégrée SaaS	Par utilisateur/mois, 2-3 paliers	3 000 - 6 000 €	Variable
Nouveau SaaS (forfait agence)	Forfait mensuel par agence	5 000 - 6 000 €	Oui

La fourchette est large parce que les pratiques du marché le sont. C'est précisément pour cela qu'il faut comparer le coût total sur 3 ans, tous frais compris.

Alma : l'alternative moderne et transparente

Nous avons conçu Alma en observant les frustrations des responsables d'agence face aux solutions existantes. Notre conviction : un logiciel de gestion pour l'aide à domicile ne devrait pas coûter un budget formation à paramétrer, ni imposer un engagement de 3 ans avant d'avoir prouvé sa valeur.

Ce qui est disponible aujourd'hui

Alma est opérationnel sur les fonctionnalités suivantes :

• Dossier client complet : identité, contacts, journal d'activité, évaluation AGGIR (17 variables, suggestion automatique du GIR), plan d'aide, prises en charge financeurs.
• Planning et récurrences : interventions ponctuelles et récurrentes, vues jour/semaine/mois, création rapide depuis le calendrier.
• Détection de contraintes : chevauchements, dépassement d'amplitude, repos quotidien, jours consécutifs — avec alertes en temps réel et tableau de bord dédié.
• Recherche de remplaçants : en cas d'absence, suggestion de candidats disponibles et qualifiés, avec score de compatibilité.
• Gestion RH : dossier intervenant, qualifications, statuts, catégories BAD.
• Dashboard : KPIs (interventions du jour, clients actifs, heures planifiées), alertes (non-assignés, financements expirant, évaluations obsolètes).
• Exports : CSV, Excel et fiches PDF pour les clients, intervenants et interventions.
• Administration : utilisateurs, secteurs, paramètres agence, journal d'audit.

Également disponible dans le MVP

Ces fonctionnalités, initialement en feuille de route, sont désormais livrées et opérationnelles :

• Télégestion : pointage QR Code et GPS, détection d'anomalies (7 règles), workflow de validation, clôture de période.
• Facturation multi-financeurs : génération mensuelle, PDF, encaissements, états financeurs, attestations fiscales, rapprochement bancaire.
• Application mobile intervenant : planning, pointage, cahier de liaison, compte-rendu, bouton urgence, mode hors ligne.
• Portail famille : planning, carnet de suivi, factures, documents, accessibilité AAA.

Le reporting CPOM et le multi-agences sont prévus pour le Lot 2.

Un modèle tarifaire lisible

Alma propose quatre offres, avec des prix publics affichés sur le site :

Offre	Prix	Ce qui est inclus
Alma Starter	Gratuit — sans limite de durée	Dossiers clients et intervenants, planning, récurrences, vue mois, dashboard, admin, export CSV. 2 utilisateurs, 500 clients, 100 intervenants.
Alma Essentiel	200 € HT/mois (2 040 €/an)	Toutes les fonctionnalités du Pro, pour une petite structure. 5 intervenants inclus, puis 10 € par intervenant supplémentaire, sans jamais dépasser 490 €. Utilisateurs illimités.
Alma Pro	490 € HT/mois (5 000 €/an)	Tout Starter + évaluation AGGIR, financement, contraintes, remplaçants, vues semaine/jour, télégestion, facturation, portail famille, app mobile, reporting, support < 4h. Utilisateurs illimités.
Alma Business	990 € HT/mois (10 000 €/an)	Tout Pro + multi-agences, API/webhooks, rôles personnalisés, audit avancé, support téléphonique dédié, SLA 99,95 %. Clients et intervenants illimités.

Pas de module en option, pas de frais de mise en service, pas d'engagement obligatoire. La formation et la migration sont incluses. Les augmentations annuelles sont plafonnées contractuellement à 3 %. Et l'export de vos données est gratuit, à tout moment.

Le prix est le même que vous ayez 10 ou 100 intervenants dans le même palier. Pas de facturation « par tête » qui vous pénalise à chaque embauche.

Le principe d'Alma : vous pouvez tester gratuitement, sans limite de temps, et passer en Pro uniquement quand vos besoins l'exigent. Pas de pression commerciale, pas de démo obligatoire, pas de mauvaise surprise.

Démarrer sans risque : l'offre gratuite comme point d'entrée

Changer de logiciel est une décision lourde pour une agence. Vous avez des données à migrer, des équipes à former, des habitudes à faire évoluer. C'est précisément pour cela que certains éditeurs proposent une offre gratuite sans limite de durée.

Tester avec vos vraies données

Une offre gratuite sérieuse n'est pas une version de démonstration bridée. C'est un vrai logiciel, avec de vrais dossiers clients, un vrai planning et de vrais exports. Vous pouvez l'utiliser au quotidien avec votre équipe, évaluer si l'ergonomie vous convient, vérifier que l'outil s'intègre dans vos processus — avant de décider quoi que ce soit.

Passer à la version complète quand vos besoins l'exigent

La bascule vers une offre complète doit se faire quand vous en avez besoin : quand la télégestion devient nécessaire, quand vous voulez activer le portail famille, quand la facturation multi-financeurs vous fait gagner du temps. Pas avant.

Ne pas rester bloqué

Si le logiciel ne vous convient pas, vos données vous appartiennent. Vérifiez que l'export est gratuit, dans des formats exploitables (CSV, Excel). Pas de frais de sortie, pas de pénalité. C'est une garantie que peu d'éditeurs offrent dans le secteur.

Le meilleur moyen de savoir si un logiciel est adapté à votre agence, c'est de l'utiliser. Pas de le voir en démonstration pendant 45 minutes derrière un commercial.

Changer de logiciel en cours d'année sans perdre l'historique

Changer d'outil en mars ou en septembre est possible. Mais un logiciel d'aide à domicile porte des données que vous devez conserver ou pouvoir restituer, et une bascule mal préparée laisse un trou dans l'historique. Quatre points sont à régler avant de signer.

1. Les attestations fiscales de l'année

L'obligation pèse sur votre organisme, pas sur son logiciel : il « délivre à chacun de ses clients une attestation fiscale annuelle » (article D. 7233-4 du Code du travail), qui mentionne le montant effectivement acquitté et un récapitulatif des interventions : nom et code de l'intervenant, date et durée. Elle est à transmettre au client avant le 31 mars de l'année suivante.

Notre lecture : l'attestation étant annuelle, elle porte sur toute l'année, y compris la partie facturée dans l'ancien logiciel. Avant la bascule, vérifiez que vous pourrez extraire de l'ancien outil, client par client, les paiements et les interventions de l'année en cours. Une bascule au 1^er janvier n'y échappe pas : les attestations de l'année écoulée restent dues avant le 31 mars, à partir des données de l'ancien logiciel.

2. Les durées de conservation

Garder « tout, dix ans » n'est ni obligatoire ni conforme au RGPD. Chaque document a sa propre durée :

• Bulletins de paie : l'employeur en conserve le double pendant 5 ans (article L. 3243-4 du Code du travail).
• Registre unique du personnel : 5 ans à compter du départ du salarié (article R. 1221-26).
• Décompte des heures de travail : 1 an à la disposition de l'inspection du travail (article D. 3171-16). L'action en paiement des salaires se prescrit, elle, par 3 ans (article L. 3245-1) : gardez de quoi répondre à une réclamation.
• Pièces comptables et justificatifs : 10 ans pour un commerçant (article L. 123-22 du Code de commerce). Pour une association, vérifiez la règle applicable avec votre expert-comptable.
• Dossier de l'usager : la CNIL recommande de ne pas conserver les données de l'accompagnement en base active au-delà de 2 ans après le dernier contact de la personne, sauf disposition légale contraire, un archivage intermédiaire restant possible (référentiel du secteur social et médico-social). Ce référentiel n'a pas de valeur contraignante, mais conserver plus longtemps sans motif contredit le RGPD.

Concrètement : ce que vous ne reprenez pas dans le nouvel outil doit rester consultable, par un export archivé, jusqu'au terme de sa durée de conservation.

3. Le retour de vos données : ce que dit le droit

• Le RGPD, article 28 : votre éditeur est votre sous-traitant. Le contrat doit prévoir qu'au terme de la prestation, il « supprime toutes les données à caractère personnel ou les renvoie au responsable du traitement », selon votre choix, et détruit les copies existantes, sauf obligation légale de conservation. Un éditeur ne peut donc pas garder vos données.
• La portabilité de l'article 20 est un droit des personnes (bénéficiaires, salariés), pas celui de l'agence. C'est l'article 28 et votre contrat qui fondent la restitution à l'agence.
• Le règlement européen sur les données (Data Act), applicable depuis le 12 septembre 2025, couvre les logiciels en ligne. Le contrat doit notamment prévoir un préavis de 2 mois au plus pour lancer le changement de fournisseur, puis une période de transition de 30 jours au plus pendant laquelle le service continue (portée jusqu'à 7 mois si le fournisseur démontre une impossibilité technique), au moins 30 jours pour récupérer les données, et leur effacement une fois le changement réussi. Les frais de changement peuvent encore être facturés, sans dépasser les coûts directement liés au changement, jusqu'au 12 janvier 2027 ; ils seront interdits ensuite (règlement (UE) 2023/2854, articles 25 et 29). Pour un contrat signé avant septembre 2025, faites vérifier l'application de ces règles par votre conseil.

4. Ce qu'Alma reprend, et ce qu'il ne reprend pas

L'assistant d'import d'Alma reprend aujourd'hui les dossiers bénéficiaires et intervenants, à partir de fichiers CSV ou Excel, avec une correspondance des colonnes. L'historique des interventions, des factures et des paiements de l'ancien logiciel n'est pas importé : conservez-en un export complet. Les attestations fiscales qu'Alma produit reposent sur la facturation saisie dans Alma ; pour une bascule en cours d'année, préparez avec nous, avant la bascule, le traitement de la période antérieure.

Dans l'autre sens, nos conditions générales prévoient qu'en cas de résiliation, vous disposez de 90 jours pour demander l'export de l'ensemble de vos données dans un format structuré (CSV, JSON), sans facturation supplémentaire.

Avant de signer, demandez à l'éditeur entrant ce qu'il importe, précisément. Et demandez par écrit à l'éditeur sortant le format, le délai et le coût de l'export complet.

Checklist : les 10 points à vérifier avant de choisir

Avant de signer avec un éditeur, passez en revue cette liste. Si vous n'avez pas de réponse claire sur l'un de ces points, c'est un signal d'alerte.

1. Périmètre fonctionnel : le logiciel couvre-t-il vos 8 domaines métier (clients, planning, RH, télégestion, facturation, mobile, famille, reporting) ?
2. Coût total sur 3 ans : avez-vous le chiffre exact, tous frais inclus (mise en service, formation, modules, migration) ?
3. Engagement : quelle est la durée minimale ? Quelles sont les conditions de résiliation ?
4. Export de données : est-il gratuit et dans un format exploitable (CSV, JSON) ?
5. Hébergement HDS : les données de santé sont-elles hébergées en France chez un prestataire certifié ?
6. Augmentations tarifaires : sont-elles plafonnées contractuellement ?
7. Support : quel est le délai de réponse engagé ? Quel canal (téléphone, email, chat) ?
8. Formation : est-elle incluse ? Existe-t-il des ressources en autonomie (tutoriels, base de connaissances) ?
9. Conformité Ségur : l'éditeur a-t-il un plan de mise en conformité DUI et interopérabilité ?
10. Références : pouvez-vous contacter des agences de taille comparable qui utilisent le logiciel depuis au moins 6 mois ?

Conseil pratique : demandez une période d'essai avec vos vraies données. Un logiciel se juge à l'usage, pas en salle de démonstration.

Questions fréquentes

À partir de combien d'intervenants faut-il changer de logiciel ?

Le seuil se situe généralement autour de 15 à 20 intervenants. En dessous, un outil simple peut suffire. Au-delà, les besoins en planification, en suivi réglementaire et en gestion des financeurs rendent nécessaire un logiciel conçu spécifiquement pour l'aide à domicile.

Combien coûte un logiciel de gestion pour agence d'aide à domicile ?

Les prix varient de 3 000 à 20 000 euros par an selon le type de solution. Les éditeurs historiques en licence coûtent 12 000 à 20 000 euros la première année. Les solutions SaaS récentes proposent des forfaits par agence entre 5 000 et 6 000 euros par an, tout inclus. Attention aux frais cachés : mise en service, formation, modules en option et export de données payant.

La télégestion est-elle obligatoire pour les agences d'aide à domicile ?

Oui, pour les services autorisés par le Conseil Départemental, la télégestion est obligatoire. Elle permet de tracer les heures d'arrivée et de départ de chaque intervention. Idéalement, elle doit être intégrée au logiciel de gestion pour éviter la double saisie et permettre la détection automatique des anomalies.

Quels sont les critères essentiels pour choisir un logiciel de gestion SAAD ?

Les 8 domaines fonctionnels à évaluer sont : la gestion des clients et évaluations (AGGIR, DIPC), le planning et les récurrences, la gestion RH, la télégestion, la facturation multi-financeurs, l'application mobile intervenant, le portail famille et le reporting. Vérifiez aussi le coût total sur 3 ans, l'engagement, l'export de données et l'hébergement HDS.

Peut-on changer de logiciel d'aide à domicile en cours d'année sans perdre l'historique ?

Oui, à condition de le préparer. L'organisme doit remettre à chaque client une attestation fiscale annuelle avant le 31 mars de l'année suivante (article D. 7233-4 du Code du travail) : il faut donc pouvoir extraire de l'ancien logiciel les paiements et les interventions de l'année. Chaque document a sa durée de conservation (paie et registre du personnel 5 ans, décompte des heures 1 an, prescription des salaires 3 ans, pièces comptables 10 ans pour un commerçant). En fin de contrat, l'éditeur renvoie ou supprime vos données, à votre choix (article 28 du RGPD), et le règlement européen sur les données, applicable depuis le 12 septembre 2025, encadre le changement de fournisseur : préavis de 2 mois au plus, transition de 30 jours au plus, frais limités au coût jusqu'au 12 janvier 2027 puis interdits.

Quels sont les signaux qu'un logiciel aide à domicile ne suffit plus ?

Les principaux signaux sont : vous maintenez des fichiers Excel en parallèle du logiciel, les remplacements de dernière minute deviennent ingérables, le Conseil Départemental exige la télégestion que votre outil ne propose pas, les familles appellent pour savoir si l'intervenant est passé, et vous gérez manuellement la ventilation des financements (APA, PCH, caisses de retraite).

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