Alma vs Ximi : comparatif complet pour les agences d'aide à domicile (2026)

Pourquoi comparer Alma et Ximi ?

Le marché des logiciels de gestion pour services à la personne se transforme. La réforme SAD 2026, le renforcement des obligations de télégestion et la montée en puissance du numérique dans le secteur poussent les responsables d'agence à réévaluer leurs outils. Consultez notre guide complet pour choisir un logiciel si vous souhaitez comparer un plus large panel de solutions.

Dans ce paysage, Ximi (édité par Xelya, fondé en 2005) fait figure de référence établie. La solution couvre un périmètre large — du planning à la paie — et équipe des structures de toutes tailles. De l'autre côté, Alma (édité par Twistup SAS, Toulouse) est un nouvel entrant qui mise sur l'ergonomie, la transparence tarifaire et un modèle de prix à forfait fixe.

Ce comparatif s'adresse aux responsables d'agence en phase de choix logiciel. L'objectif n'est pas de désigner un « gagnant », mais de vous donner les éléments factuels pour décider en connaissance de cause. Chaque solution a ses forces et ses limites.

Tableau comparatif synthétique : Alma vs Ximi

Tarification : forfait fixe vs prix par utilisateur

C'est sans doute la différence la plus structurante entre les deux solutions. Ximi facture par utilisateur et par mois. En formule « Ximi en ligne » (tout compris), comptez 99 €/mois par utilisateur. Des réductions de 10 à 30 % sont proposées en cas d'engagement annuel. Les offres Pro et Enterprise sont sur devis.

Alma fonctionne en forfait fixe, avec des utilisateurs back-office illimités dès l'offre Pro à 490 €/mois. L'offre Starter est gratuite (2 utilisateurs back-office, jusqu'à 500 clients et 100 intervenants). L'offre Business à 990 €/mois ajoute le multi-agences, l'API et un support dédié. Tous les prix sont affichés publiquement.

Simulation de coût selon la taille de l'équipe

À retenir : le point de bascule se situe autour de 5 utilisateurs back-office. En dessous, Ximi revient moins cher. Au-dessus, l'écart se creuse en faveur d'Alma. Et chez Alma, la formation est incluse — elle est facturée entre 800 et 950 € par jour chez Ximi.

Il faut aussi noter que chez Ximi, la définition d'« utilisateur » n'est pas toujours limpide : il n'est pas clairement précisé si le tarif par utilisateur concerne uniquement les postes back-office ou inclut aussi les intervenants terrain. Chez Alma, la règle est simple : le forfait couvre l'ensemble de l'équipe, sans compteur par poste.

Planning et gestion des interventions

Les deux solutions proposent la gestion du planning et des récurrences d'intervention. Mais l'approche diffère dans le détail.

Alma : un planning intelligent

Le planning intelligent d'Alma intègre huit contraintes automatiques issues de la convention collective BAD : chevauchement d'horaires, amplitude journalière, repos quotidien, jours consécutifs travaillés, heures maximales par jour, disponibilité de l'intervenant, qualification requise et statut d'indisponibilité. Chaque contrainte est vérifiée en temps réel lors de la création ou la modification d'une intervention.

La recherche de remplaçants attribue un score de 0 à 100 à chaque candidat, en croisant disponibilité, qualification, proximité géographique et respect des contraintes. Le système classe les remplaçants en trois niveaux (vert, orange, rouge) pour aider le planificateur à décider rapidement.

Trois vues calendrier sont disponibles : jour, semaine et mois. Les interventions se déplacent par glisser-déposer directement sur le calendrier. Les interventions non assignées apparaissent sur une ligne dédiée. La création d'une intervention suit un wizard en cinq étapes qui guide le planificateur du choix du bénéficiaire à la validation des contraintes. Le module calcule également les inter-vacations BAD (temps de trajet entre deux interventions successives), conformément à la convention collective.

Ximi : un planning fonctionnel et éprouvé

Ximi propose un planning de gestion classique, avec des vérifications de base (chevauchement, disponibilité). La solution bénéficie de plus de quinze ans de retours terrain, ce qui se traduit par une couverture fonctionnelle large : gestion des tournées, suivi des kilomètres, planification multi-sites.

En revanche, les avis utilisateurs signalent régulièrement la complexité de l'interface planning, qualifiée d'« usine à gaz » par plusieurs responsables d'agence sur les plateformes d'avis.

Télégestion : deux approches différentes

La télégestion est un sujet central pour les services autorisés. Les deux solutions la proposent, mais avec des technologies distinctes.

Alma utilise le pointage par QR Code et par GPS, directement depuis l'application mobile de l'intervenant. Le système fonctionne en mode hors ligne (les données se synchronisent au retour du réseau) et détecte automatiquement sept types d'anomalies (retard, départ anticipé, durée excessive, intervention trop courte, pointage manquant, écart de localisation, saisie manuelle). Les pointages sont validés en back-office via un workflow de validation (auto-validation, revue, ajustement, rejet).

Ximi s'appuie traditionnellement sur la ligne téléphonique du client (via Domiphone, une autre solution de Xelya). L'intervenant appelle un serveur vocal depuis le domicile du bénéficiaire, ce qui prouve sa présence. Cette méthode a fait ses preuves, mais elle dépend d'un téléphone fixe chez le client — un équipement de moins en moins courant.

Bon à savoir : la télégestion par QR Code et GPS ne nécessite aucun équipement chez le bénéficiaire. Le smartphone de l'intervenant suffit. C'est un avantage pour les nouvelles prises en charge où le téléphone fixe n'est pas disponible.

Facturation et gestion des financeurs

Les deux solutions couvrent la facturation multi-financeurs, un incontournable pour les agences qui gèrent des bénéficiaires APA, PCH ou caisses de retraite.

Alma propose la génération automatique de factures mensuelles, les grilles tarifaires par type de prestation, les relevés financeurs, les attestations fiscales et le suivi des encaissements. La solution intègre désormais le rapprochement bancaire, la balance âgée et les relances automatiques. Les documents sont exportables en PDF. L'export comptable est disponible au format CSV et XLSX.

Ximi va plus loin avec une comptabilité intégrée : grand livre, journaux, rapprochement bancaire et export aux normes comptables françaises. Pour les structures qui souhaitent centraliser comptabilité et gestion dans un seul outil, c'est un avantage réel.

Alma n'intègre pas de module comptable. La solution se connecte aux logiciels de comptabilité du marché via l'export FEC. Pour les agences déjà équipées d'un cabinet comptable externe (ce qui est le cas de la majorité des petites et moyennes structures), cette approche convient parfaitement.

Ressources humaines et paie

C'est le domaine où Ximi a une longueur d'avance. La solution intègre un SIRH complet avec paie, gestion des contrats, suivi des heures modulées, bulletins de salaire et déclarations sociales. Pour une agence de 50 intervenants et plus, disposer de la paie intégrée évite la double saisie et les erreurs de synchronisation.

Alma couvre le dossier salarié complet (identité, coordonnées, qualification, compétences), les transitions de statut (actif, en congé, en arrêt, archivé), la gestion des disponibilités hebdomadaires, les compteurs d'heures contractuelles et les soldes de congés. Le récapitulatif mensuel des heures est disponible en PDF dans l'application mobile. L'ensemble est couplé au module planning pour le calcul automatique des remplaçants. En revanche, la paie intégrée n'est pas encore disponible — elle figure en feuille de route (Lot 2).

Honnêtement : si la paie intégrée est un critère éliminatoire pour votre agence, Ximi a aujourd'hui l'avantage. Alma recommande pour l'instant de conserver votre logiciel de paie actuel et d'utiliser les exports pour alimenter les bulletins.

Portail famille et espace client

Les deux solutions proposent un espace en ligne pour les familles et les bénéficiaires. Mais l'approche et le niveau de finition diffèrent.

Alma a conçu son portail famille avec une exigence d'accessibilité AAA (niveau le plus élevé des WCAG). Taille de texte minimale de 18 pixels, contraste de 7:1, boutons de 48 pixels, navigation simplifiée. Le portail comprend huit pages : accueil, planning de la semaine, détail des passages, carnet de suivi, documents, factures, profil et aide. Une application mobile dédiée (Alma Famille) est disponible pour les aidants, avec suivi en temps réel et notifications.

Ximi propose un extranet client/famille. L'espace permet de consulter le planning et les factures. Les retours utilisateurs ne mentionnent pas de travail spécifique sur l'accessibilité ou la lisibilité pour les personnes âgées.

Pour les agences dont les bénéficiaires ou leurs proches consultent régulièrement le planning et les documents en ligne, la qualité de cet espace est un critère de satisfaction important.

Ergonomie et prise en main

C'est probablement le point de divergence le plus visible entre les deux solutions.

Ximi est une solution mature qui a accumulé des fonctionnalités au fil des années. Cette richesse a un revers : plusieurs avis utilisateurs sur LeBonLogiciel (note moyenne : 3,63/5 sur 16 avis) évoquent une interface complexe, une courbe d'apprentissage raide et une navigation peu intuitive. Le terme « usine à gaz » revient dans les témoignages. La formation est d'ailleurs facturée entre 800 et 950 € par jour.

Alma a été conçu en 2025-2026 avec les technologies actuelles (Angular 21, design system dédié). L'interface suit les principes de conception moderne : composants épurés, navigation latérale, actions contextuelles, filtres et recherche omniprésentés. Le tableau de bord offre une vue synthétique avec les KPIs clés, les interventions du jour et cinq types d'alertes en temps réel. L'onboarding est autonome : un wizard de cinq étapes guide le nouveau responsable en deux minutes, sans intervention commerciale.

En contrepartie, Alma est un logiciel récent. Il n'a pas encore la profondeur de vingt ans d'itérations terrain. Certaines fonctionnalités avancées (CRM, GED médicale) viendront dans les prochains lots.

Application mobile

Les deux solutions disposent d'une application mobile pour les intervenants.

Alma propose en réalité trois applications mobiles distinctes, construites sur un même socle Flutter :

• Alma Pro (intervenant) : planning jour/semaine, pointage QR/GPS, cahier de liaison, compte-rendu d'intervention, signalement d'incident, récapitulatif mensuel PDF, bouton d'urgence, mode hors ligne complet avec synchronisation automatique, notifications push (FCM)
• Alma Agence (responsable en astreinte) : alertes temps réel, remplacement rapide, messagerie unifiée
• Alma Famille (aidant) : suivi des passages, notifications push, documents, coordination multi-aidants

Ximi propose une application mobile pour les intervenants. L'application couvre le planning et la saisie d'activité. Les retours disponibles ne détaillent pas les fonctionnalités mobiles avancées (hors ligne, géolocalisation, urgence).

Intégrations et certifications

Certifications

C'est un point fort de Ximi. Xelya détient une quadruple certification : Hébergeur de Données de Santé (HDS), ISO 20000, ISO 27001 et ISO 27018. Pour les structures qui manipulent des données médicales sensibles (soins, évaluations, prescriptions), cette certification est un gage de conformité réglementaire.

Alma a engagé la démarche de certification HDS, mais n'en dispose pas encore. La plateforme intègre néanmoins des mesures de sécurité avancées, validées par trois audits de sécurité indépendants : authentification à deux facteurs (TOTP), chiffrement AES-256-GCM, audit trail complet, isolation multi-tenant par Row-Level Security (RLS), conformité RGPD avec export de données (article 15) et droit à l'effacement (article 17).

Intégrations

Ximi bénéficie de son ancienneté pour proposer des connecteurs avec les outils du marché : Domiphone (télégestion), logiciels de paie, systèmes de comptabilité. Le module SSIAD dédié est un atout pour les structures mixtes SAD/SSIAD.

Alma propose l'export CSV/XLSX et PDF sur toutes les entités, un import intelligent par wizard (mapping automatique des colonnes, détection d'erreurs), les notifications push (FCM), l'envoi d'emails transactionnels (Mandrill) et une API (offre Business). Un module qualité et réclamations permet le suivi structuré des incidents. La conformité RGPD est complète : export de données (article 15) et anonymisation (article 17). Les intégrations Conseil Départemental et CPAM sont planifiées pour les prochains lots.

Verdict : pour qui chaque solution convient

Choisissez Ximi si…

• Vous avez besoin de la paie intégrée et ne souhaitez pas utiliser de logiciel de paie séparé
• Vous gérez une structure mixte SAD/SSIAD et avez besoin du module SSIAD
• La certification HDS est un prérequis obligatoire immédiat
• Vous fonctionnez en mode mandataire (Alma ne le couvre pas encore)
• Vous avez moins de 5 utilisateurs back-office et n'avez pas besoin de l'onboarding autonome

Choisissez Alma si…

• Vous avez 5 utilisateurs ou plus et voulez maîtriser votre budget (forfait fixe)
• L'ergonomie et la facilité de prise en main sont prioritaires pour vos équipes
• Vous cherchez une télégestion moderne (QR Code + GPS, mode hors ligne)
• Le portail famille accessible est un argument vis-à-vis de vos bénéficiaires et leurs proches
• Vous voulez tester avant de vous engager (offre Starter gratuite, essai Pro 14 jours)
• Vous avez besoin d'un tableau de bord avec alertes en temps réel et d'un suivi qualité intégré
• Vous préparez une création d'agence et avez besoin d'un outil opérationnel rapidement

En résumé : Ximi conserve l'avantage sur la paie intégrée, le mode mandataire et les certifications HDS/ISO. Alma a rattrapé son retard fonctionnel sur la facturation avancée (rapprochement bancaire, balance âgée, relances), les RH (disponibilités, compteurs, congés), l'import de données et la conformité RGPD. Alma reste la solution la plus moderne en ergonomie et la plus prévisible en coût. Le choix dépend de vos priorités.

Questions fréquentes

Ximi ou Alma : lequel est le moins cher ?

Alma fonctionne en forfait fixe (490 €/mois en Pro, utilisateurs illimités). Ximi facture par utilisateur (99 €/mois chacun en formule tout compris). Dès 5 utilisateurs back-office, Alma revient moins cher. Pour 10 utilisateurs, l'écart dépasse 500 €/mois. La formation est incluse chez Alma, facturée 800 à 950 €/jour chez Ximi.

Ximi gère-t-il la paie intégrée ?

Oui, Ximi propose un module de paie intégré. C'est l'un de ses avantages reconnus. Alma ne dispose pas encore de paie intégrée (fonctionnalité prévue en Lot 2), mais permet l'export vers les logiciels de paie du marché.

Alma propose-t-il un essai gratuit ?

Alma propose une offre Starter entièrement gratuite, sans limite de durée, pour 2 utilisateurs back-office (jusqu'à 500 clients et 100 intervenants). L'offre Pro peut être testée gratuitement pendant 14 jours, sans carte bancaire. Ximi ne propose pas d'essai en libre-service : il faut passer par un contact commercial.

Ximi est-il certifié HDS ?

Oui, Xelya (l'éditeur de Ximi) détient les certifications HDS, ISO 20000, ISO 27001 et ISO 27018. C'est un point fort significatif pour les structures manipulant des données de santé sensibles. Alma a engagé la démarche de certification HDS, mais n'en dispose pas encore.

Peut-on migrer de Ximi vers Alma ?

Oui. Alma intègre un assistant d'import de données (CSV et Excel) qui permet de reprendre vos fichiers clients et intervenants. Le mapping des colonnes est guidé. L'accompagnement à la migration est inclus dans les offres Pro et Business.