ESPPADOM : guide de connexion télégestion pour les SAAD

Vous gérez un service d'aide à domicile et votre Conseil départemental vous demande de transmettre vos données de télégestion au format ESPPADOM ? Vous ne savez pas par où commencer, ou vous avez déjà reçu des rejets de vos fichiers sans comprendre pourquoi ?

Ce guide explique ce qu'est ESPPADOM, ce qui est obligatoire et ce qui ne l'est pas, comment circulent les messages, et quelles sont les étapes concrètes pour vous connecter au dispositif de votre département. Pour un panorama complet de la télégestion, consultez notre guide complet de la télégestion en aide à domicile. Nous disons aussi clairement ce qu'Alma propose aujourd'hui, et ce qu'elle ne propose pas encore.

1. Qu'est-ce qu'ESPPADOM ?

Un format, pas une plateforme

Pour l'association qui le porte, ESPPADOM est « une démarche de standardisation des échanges d'informations entre les conseils départementaux et les services d'aide à domicile dans le cadre de l'aide aux personnes en perte d'autonomie ». C'est un format d'échange de données. Ce n'est ni un logiciel, ni un portail, ni le dispositif d'un département en particulier : c'est un langage commun que les Conseils départementaux et les services d'aide à domicile utilisent pour se transmettre des informations de machine à machine. Le canal — portail, dépôt de fichiers ou API — est fixé par chaque département.

Le standard est porté par l'association EDESS (loi de 1901, créée en 1992), qui développe les messages ESPPADOM « en partenariat avec la CNSA », la Caisse nationale de solidarité pour l'autonomie. L'Agence du numérique en santé (ANS) le décrit comme « créé à partir du standard UN/CEFACT […] par l'association EDESS avec le soutien de la CNSA ».

Les départements s'en sont d'abord servis pour le contrôle d'effectivité : justifier que les heures facturées au titre de l'APA ou de la PCH ont bien été réalisées. Mais son périmètre est plus large, et c'est ce qu'on sous-estime le plus souvent — il couvre le plan d'aide, la validation des interventions et la facturation, donc les deux sens de la relation avec le département, pas seulement la remontée de vos pointages.

Une spécification en partie publique, une adoption inégale

La version 1.4 du guide ESPPADOM « financeur » est publique et se télécharge sur edess.org, avec la charte d'interopérabilité ; la documentation des versions plus récentes est réservée aux adhérents de l'association.

Son adoption par les départements est progressive et inégale. Dans son cadre d'urbanisation du secteur médico-social (V1 validée, février 2024), l'ANS relevait, sur la foi de chiffres d'EDESS de début 2021, que des plateformes d'intermédiation avaient été mises en œuvre par plus de la moitié des départements, et concluait que « la généralisation reste à faire ». EDESS affiche de son côté, sur son site, plus de 60 départements utilisateurs, sans préciser lesquels ni pour quels messages. Surtout, l'ANS rappelle que le recours des départements à une plateforme d'intermédiation « n'est pas une obligation » : la façon de transmettre reste fixée département par département.

Première chose à faire, avant toute considération technique : demander à votre Conseil départemental quels messages ESPPADOM il attend, dans quelle version, par quel canal et à partir de quand. La réponse conditionne tout le reste, et elle ne se devine pas — deux départements voisins peuvent avoir fait des choix différents. Si votre agence opère dans plusieurs départements, attendez-vous à plusieurs modalités de remontée.

Qui est concerné ?

C'est le département qui décide. ESPPADOM concerne les services qui interviennent auprès de bénéficiaires de l'APA ou de la PCH qu'il finance, s'il a choisi le standard, et dans les conditions qu'il fixe. Ses exigences figurent en principe dans son règlement départemental d'aide sociale et, le cas échéant, dans votre convention ou votre CPOM : ce sont les documents à demander en premier.

2. Ce qui est obligatoire, et ce qui ne l'est pas

Autour d'ESPPADOM circulent beaucoup d'affirmations. Voici ce que disent les textes publics à la date de cette mise à jour.

Le département choisit les messages, le canal et le calendrier

En 2024, l'ANS présentait ESPPADOM comme « le standard d'échange de données » entre les acteurs du domicile et les équipes APA des départements, et visait son inscription au Cadre d'interopérabilité des systèmes d'information de santé (CI-SIS) « dans la perspective de le rendre opposable ». Elle précisait aussi que le recours des départements à une plateforme d'intermédiation « n'est pas une obligation ». En pratique, c'est votre département qui décide s'il utilise le standard, pour quels messages, par quel canal et à partir de quand.

La vague 2 du Ségur n'exige pas ESPPADOM

En 2024, l'ANS annonçait que la vague 2 du Ségur du numérique intégrerait des exigences ESPPADOM pour les logiciels de dossier usager du domicile. Les textes publiés ne l'ont pas repris : les trois documents de référence de la vague 2 (REM, DSR et AF), annexés à l'arrêté du 3 mars 2026, ne mentionnent ni ESPPADOM ni EDESS. L'ANS précise en outre que les autres logiciels des structures, « par exemple outil de facturation », « ne sont ni éligibles, ni concernés par le référencement Ségur ». Pour le calendrier de la vague 2, voir notre calendrier du Ségur médico-social.

Chorus Pro : une obligation des marchés publics

On lit parfois que « toute facture au département passe par Chorus Pro ». Ce n'est pas la règle générale. L'obligation de facture électronique vise « les titulaires de marchés conclus avec les personnes morales de droit public » (article L2192-1 du code de la commande publique). La doctrine de la DGFiP suppose un contrat entre l'entité publique et son fournisseur, et classe hors champ un cas voisin : l'aide sociale qu'un département fait verser à un établissement public de santé, qui relève d'un acte unilatéral. Aucun texte public que nous avons lu n'établit que la part APA ou PCH facturée au département doit passer par Chorus Pro. Votre département peut avoir ses propres modalités de facturation : avant d'en faire une règle, posez-lui la question.

Pour une agence, la bonne question n'est donc pas « suis-je conforme ESPPADOM ? », mais : quels messages mon département attend-il, par quel canal, et à partir de quand ?

Ce que votre agence risque vraiment

Si votre département a fait d'ESPPADOM son canal, l'absence de transmission ou une transmission incorrecte a des conséquences concrètes, fixées par ses propres règles :

• Rejets de facturation : les heures non justifiées peuvent être refusées au paiement par le Conseil départemental
• Pénalités contractuelles : si votre CPOM ou votre convention fixe un objectif de pointage électronique, ne pas l'atteindre peut entraîner des pénalités ou compliquer son renouvellement
• Contrôles renforcés : des anomalies récurrentes appellent des contrôles de l'effectivité plus fréquents
• Remise en cause de l'autorisation : dans les cas les plus graves, la question peut se poser lors du renouvellement de l'autorisation

La télégestion n'est pas qu'une contrainte administrative. Pour les responsables d'agence, c'est aussi une protection : en cas de litige avec un bénéficiaire ou ses proches sur les heures réalisées, les données horodatées sont un élément de preuve solide.

3. Comment fonctionne ESPPADOM : le flux de données

Trois messages, et non un seul fichier

C'est le point que la plupart des présentations d'ESPPADOM passent sous silence, et il change la façon de voir le dispositif. Le standard définit trois messages, qui ne circulent pas tous dans le même sens :

• Order — la commande de prestations. Du département vers vous. Il véhicule le plan d'aide du bénéficiaire, ou la part de ce plan qui vous est confiée — ce que le standard appelle votre plan de charge. C'est la ressaisie manuelle des notifications APA qui disparaît.
• Delivery — la validation des interventions. De vous vers le département. C'est lui qui sert le contrôle d'effectivité. Il peut transporter des horodatages bruts en temps réel, ou des interventions validées et corrigées.
• Invoice — la facturation. De vous vers le département, une facture pouvant porter sur plusieurs commandes.

Autrement dit, ESPPADOM ne se réduit pas à « envoyer ses pointages au département » : il peut couvrir toute la chaîne, de la réception du plan d'aide à la facture. Ce que votre département met en œuvre peut, en revanche, n'en couvrir qu'une partie.

Le flux de facture, le moins avancé

En 2024, l'ANS jugeait que la pertinence du flux de facture restait à confirmer, faute de déploiement : « La pertinence de maintenir le flux INVOICE reste à confirmer (plus faible déploiement et usage à date) ». Son document consigne aussi, parmi les questions remontées pendant la concertation, une remarque selon laquelle aucun département n'acceptait alors les paiements par ce flux : c'est un propos rapporté, pas un recensement. Ne présumez donc pas que votre département reçoit vos factures au format ESPPADOM : demandez-le-lui.

Le principe général

Techniquement, les trois messages sont des fichiers XML. Ils dérivent des messages génériques du commerce électronique définis par UN/CEFACT, l'organisme des Nations unies chargé de la facilitation des procédures commerciales — CrossIndustryOrder, CrossIndustryDespatchAdvice et CrossIndustryInvoice respectivement. Un même fichier peut regrouper un nombre indéterminé de messages, ce qui évite d'en produire un par intervention.

Côté remontée, le flux se décompose en quatre étapes :

1. Collecte des pointages : vos intervenants pointent leurs arrivées et départs depuis l'application mobile ou via le mode de pointage choisi (QR Code, géolocalisation, appel téléphonique)
2. Validation agence : votre responsable de secteur valide les interventions, traite les anomalies et corrige les écarts avant transmission
3. Génération du message Delivery : votre logiciel produit le fichier XML conforme au schéma, dans la version des messages retenue par votre département
4. Dépôt : le fichier est transmis par le canal prévu par le département, manuellement ou automatiquement selon le dispositif

Les données à rapprocher

Le contenu exact d'un message Delivery se lit dans le guide d'implémentation, dans la version retenue par votre département. Attendez-vous à devoir rapprocher, pour chaque intervention :

• l'identifiant du bénéficiaire chez le département (numéro de dossier APA ou PCH) ;
• l'intervenant ;
• la date, les heures de début et de fin et la durée de l'intervention ;
• la prestation concernée, telle que le département l'a commandée.

La fréquence de transmission

La fréquence dépend de votre département et de ce que prévoient votre convention ou votre CPOM. Le message Delivery permet aussi bien la transmission d'horodatages bruts en temps réel, si le département le demande, que celle d'interventions validées en fin de période.

Anticipez la transmission. Ne collectez pas les données de tout un mois pour les envoyer la veille de la clôture. Si un problème de format survient (et il survient), vous n'aurez plus le temps de le corriger. Organisez une transmission de test dès la première semaine du mois.

4. Les prérequis techniques

Côté logiciel de gestion

Pour produire des messages ESPPADOM, votre logiciel de gestion doit être capable de :

• Enregistrer les pointages horodatés par bénéficiaire et par intervenant, avec la méthode de pointage utilisée
• Associer chaque bénéficiaire à son numéro de dossier département (numéro APA ou PCH attribué par votre Conseil départemental) — ce champ est souvent absent ou mal renseigné dans les logiciels anciens
• Produire des fichiers XML conformes aux schémas ESPPADOM, dans la version des messages retenue par votre département
• Parler le vocabulaire du standard : plan d'aide, plan de charge, prestation, acte, donneur d'ordre, payeur. Un logiciel dont le modèle de données ne distingue pas la prestation de l'acte, ou le donneur d'ordre du payeur, aura du mal à produire des messages valides
• Selon le dispositif du département, déposer les fichiers sur le canal prévu et traiter les accusés de réception que produit sa plateforme

Côté organisation

Au-delà du logiciel, plusieurs prérequis organisationnels conditionnent le succès de la connexion :

• Un accès actif au dispositif de votre département : demandez vos identifiants au service APA du Conseil départemental, et anticipez, l'ouverture des accès peut prendre plusieurs semaines
• Un référentiel bénéficiaire à jour : chaque bénéficiaire concerné doit avoir son numéro de dossier département correctement saisi dans votre logiciel. Sans lui, le département ne peut pas rapprocher les interventions de son dossier
• Un taux de pointage électronique suffisant, si votre département ou votre CPOM en fixe un : un volume élevé de pointages manuels attire l'attention lors des contrôles
• Une procédure de validation des anomalies : traitez et justifiez les anomalies (retards, durées atypiques, pointages hors tolérance) avant la transmission, et n'envoyez que des interventions validées

Les identifiants techniques nécessaires

Si votre département propose un dépôt par API, vous aurez besoin :

• D'un identifiant structure (FINESS ou SIRET selon les paramétrages du département)
• Des identifiants d'authentification fournis par le Conseil départemental
• Des modalités de dépôt propres à son dispositif (canal, environnement de test, codes erreur)

Bonne nouvelle sur un point : la version 1.4 de la spécification est publique. Le guide d'implémentation des messages Order, Delivery et Invoice en version 1.4 se télécharge sur edess.org, et la charte d'interopérabilité y figure aussi. Ce que vous devrez demander au département, ce n'est donc pas le format — ce sont les messages qu'il attend, sa version, son canal de dépôt et son environnement de test.

5. La connexion étape par étape

Étape 1 — Obtenir vos accès au dispositif du département

Contactez le service APA de votre Conseil départemental (direction de l'autonomie) pour demander l'ouverture de vos accès. Transmettez votre numéro FINESS, vos coordonnées et le nom du référent technique de votre agence. Posez dès ce premier contact les quatre questions qui commandent la suite : quels messages et à partir de quand, quelle version des messages ESPPADOM, quel canal de dépôt, quel environnement de test. Comptez plusieurs semaines pour l'activation.

Étape 2 — Paramétrer votre logiciel

Une fois les accès obtenus, configurez votre logiciel de gestion :

• Saisissez les paramètres de connexion au dispositif du département (adresse de dépôt ou de l'API, identifiants)
• Vérifiez que le champ « numéro de dossier département » est bien renseigné pour chaque bénéficiaire concerné
• Configurez l'export selon les spécifications transmises par le département (version des messages, formats de date, encodage du fichier)

Étape 3 — Réaliser une transmission de test

Avant d'envoyer vos premières données de production, effectuez un test sur un jeu de données fictif ou sur un mois antérieur :

• Générez le fichier depuis votre logiciel
• Déposez-le sur l'environnement de test de votre département (demandez-en l'accès lors de votre inscription)
• Analysez, ligne par ligne, le rapport de traitement que renvoie la plateforme du département
• Corrigez les erreurs dans votre logiciel ou dans vos données, puis relancez jusqu'à obtenir un fichier accepté à 100 %

Étape 4 — Mettre en place la routine

Une fois le premier envoi validé, organisez votre procédure selon la fréquence fixée par le département. Pour une transmission mensuelle, par exemple :

1. J+1 à J+3 du mois suivant : clôture des interventions du mois écoulé, traitement des dernières anomalies en attente
2. J+3 à J+5 : génération du fichier depuis votre logiciel et vérification manuelle d'un échantillon de lignes
3. Avant l'échéance fixée par le département (ou par votre CPOM) : dépôt du fichier sur son canal
4. Dans les jours qui suivent : consultation du rapport de traitement, correction et renvoi des lignes rejetées si nécessaire

6. Les erreurs fréquentes (et comment les éviter)

Le numéro de dossier département manquant ou erroné

C'est l'erreur la plus fréquente. Le numéro de dossier APA ou PCH attribué par le Conseil départemental doit être saisi dans le logiciel de gestion lors de l'admission du bénéficiaire. Sans ce numéro, le département ne peut pas rapprocher les interventions de son dossier — même si les pointages sont parfaitement corrects.

Comment l'éviter : créez une checklist d'admission qui inclut obligatoirement le renseignement du numéro de dossier département. Faites un audit trimestriel de vos dossiers pour identifier les bénéficiaires sans numéro.

Le format de date incorrect

Le schéma XML fixe le format des dates et des heures. Un fichier qui ne le respecte pas échoue au contrôle de schéma et peut être rejeté en entier. Vérifiez le format attendu dans la documentation technique et testez avec un petit fichier avant l'envoi de production.

Les pointages manuels non justifiés

Un pointage saisi à la main par le responsable, sans preuve électronique, doit pouvoir être justifié. Assurez-vous que votre processus de validation agence impose toujours la saisie d'un motif pour tout pointage manuel.

Les anomalies non traitées incluses dans le fichier

Certains logiciels exportent toutes les interventions, y compris celles en attente de validation. Or ce que le département attend, ce sont des interventions validées. Avant chaque envoi, vérifiez que le tableau de validation de votre logiciel affiche zéro intervention en attente pour la période concernée.

Envoyer le fichier complet après une correction partielle

Quand le département rejette certaines lignes et que vous les corrigez, la tentation est d'envoyer à nouveau le fichier complet. Selon la configuration de sa plateforme, cela peut provoquer des doublons sur les lignes déjà acceptées. Renseignez-vous auprès du Conseil départemental sur la procédure de renvoi partiel.

Ignorer les accusés de réception

Un dépôt de fichier n'est pas une garantie d'acceptation. C'est la plateforme du département qui accuse réception et signale les rejets, parfois en différé. Si vous ne consultez pas ce retour, vous pouvez croire que tout est transmis alors qu'une partie de vos données a été rejetée. Consultez systématiquement le rapport après chaque dépôt.

7. Alma et ESPPADOM : où en sommes-nous ?

Alma ne produit pas aujourd'hui de messages ESPPADOM. L'intégration est à l'étude : nous analysons le standard et les attentes des départements où exercent nos clients, et ne lui donnons pas encore de date.

Ce qu'Alma fait aujourd'hui

Alma dispose déjà des données qu'une transmission au département suppose :

• Télégestion native : l'application mobile Alma enregistre chaque pointage avec horodatage, méthode de pointage (QR Code, géolocalisation, manuel), coordonnées GPS et identité de l'intervenant
• Validation agence : le tableau de bord de télégestion permet de traiter les anomalies, de valider les interventions et de clôturer une période
• Numéro de dossier du financeur : chaque prise en charge (APA, PCH) porte un champ dédié au numéro de dossier attribué par le financeur, utile au rapprochement avec le département
• Export CSV ou XLSX : Alma exporte les interventions avec les colonnes de votre choix, ce qui vous donne la matière à reporter dans le dispositif de votre département. Un CSV n'est pas un message ESPPADOM, qui est du XML : c'est une source de données, pas un flux conforme

Ce que nous étudions

• La génération des messages ESPPADOM retenus par le département, avec le rapprochement des identifiants bénéficiaires
• Le dépôt sur le canal du département directement depuis Alma, quand ce canal le permet
• Le suivi des transmissions : rapports de traitement et rejets consultables dans Alma
• Des adaptateurs pour les dispositifs départementaux qui ne suivent pas le standard, selon les départements où nos clients exercent

Si vous évaluez votre logiciel de gestion : l'intégration ESPPADOM n'est pas disponible dans Alma aujourd'hui. Parlez-nous des messages et du calendrier que votre département vous demande : ils nous aident à fixer nos priorités.

Notre philosophie sur les intégrations

Le secteur de l'aide à domicile souffre historiquement d'un morcellement des outils : un logiciel pour le planning, un autre pour la télégestion, un troisième pour la facturation, et un export manuel vers le portail du département. Chaque saisie double est une source d'erreur, et chaque outil supplémentaire est un abonnement de plus.

Chez Alma, notre objectif est de couvrir l'ensemble du cycle de gestion dans une seule plateforme — y compris les transmissions réglementaires vers les financeurs. Les intégrations avec les Conseils départementaux, l'URSSAF et les caisses de retraite font partie de notre feuille de route : ce ne sont pas des modules optionnels.

Sources : EDESS, pages « Esppadom » et d'accueil (consultées le 19 septembre 2026) ; ANS, cadre d'urbanisation sectoriel du médico-social, domaine d'étude 9 (V1, février 2024) ; ANS, dispositif DUI vague 2 du couloir social et médico-social ; Légifrance, article L2192-1 du code de la commande publique.